Основные кадровые документы в организации

Содержание
  1. Кадровые документы, о которых нельзя забывать
  2. Перечень важных кадровых документов
  3. Трудовой договор или контракт
  4. Приказ о приеме на работу
  5. Личная карточка на работника
  6. Трудовая книжка
  7. Договор о материальной ответственности
  8. Правила трудового распорядка внутри компании
  9. Штатное расписание
  10. График отпусков
  11. Положение о премировании и оплате труда
  12. Табель учета рабочих дней
  13. Должностная инструкция
  14. Журнал учета личных дел и книга движения трудовых книжек
  15. Чем грозит неведение кадровой документации
  16. Кадровое делопроизводство – организация учета и правила оформления обязательных документов
  17. Нормативно-правовое регулирование
  18. Кадровый документооборот в организации
  19. Штатное расписание по форме Т-3
  20. Трудовое соглашение
  21. Должностные инструкции
  22. Штатная служба по работе с кадрами
  23. Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе
  24. Кадровый учет с нуля пошагово
  25. Требования к сотрудникам по работе с персоналом
  26. Права и обязанности кадровика
  27. Ведение кадрового делопроизводства
  28. Кадровое делопроизводство в организации|Основные кадровые документы в организации
  29. Кем осуществляется кадровое делопроизводство
  30. Перечень основных кадровых документов в организации, которые должны быть в любом случае

Кадровые документы, о которых нельзя забывать

Основные кадровые документы в организации

Кадровые документы регулируют все сферы отношений работодатель – сотрудник. В небольшой фирме за ведение кадровой документации отвечает бухгалтер (собственный или на аутсорсе).

Нередко ведением кадровой документации занимается сам руководитель. Но в таком случае возрастает риск что-то упустить из виду.  Кадровые документы проверяют контролирующие государственные органы, различные фонды.

И отсутствие или неправильное оформление документации учета кадров может повлечь наложение штрафа.

Зачем нужно вести кадровые документы?

  • Чтобы отчитаться перед государственными органами.
  • Чтобы наладить алгоритм кадрового учета в вашей компании.
  • Чтобы четко очертить круг обязанностей работников и в случае спорных моментов защищать свои интересы в суде.

Перечень важных кадровых документов

Пакет кадровых документов и впрямь объемен, но все же на часть из них мы советуем непременно обратить внимание. Потому что ведение такой документации обязательно по закону.

Трудовой договор или контракт

Речь идет о документальном оформлении трудовых отношений. Составьте его в двух экземплярах: один хранится в вашей компании, другой – у работника. Примерная форма договора описана в Трудовом Кодексе РБ в статье №18. Если вы меняете условия работы, то это также оформляется документально.

Важно! Мы не советуем подменять трудовой договор гражданско-правовым. Да, велик соблазн сэкономить таким образом на отчислениях в социальный фонд. Но если проверка обнаружит нарушения – вы рискуете получить штраф.

Приказ о приеме на работу

После подписания контракта, вы должны распорядиться о его приеме на работу – издать приказ.

Личная карточка на работника

По сути это папка, куда помещают все данные о работнике: от аттестата или диплома до характеристик с прежнего места работы. Здесь же хранится приказ о приеме на работу, трудовой договор.

Трудовая книжка

Если у работника нету трудовой книжки, вы обязаны завести ее. В книжку вы заносите все сведения о трудовом стаже сотрудника. При увольнении вы обязаны отдать книжку работнику на руки.

Важно! Книжка, как правило, заполняется в присутствии владельца и выдается на руки. Но если работника нет в день увольнения на месте, то можно отправить документ почтой. Но только с согласия его хозяина. 

Договор о материальной ответственности

Если вы доверяете работнику ценное имущество, то нужно задокументировать это. Так вы обезопасите себя в случае порчи имущества компании.

Правила трудового распорядка внутри компании

В документе должен быть расписан порядок приема на работу и увольнения, во сколько смен работает ваша компания, длительность рабочего дня и перерывов, механизм премирования.

Штатное расписание

В этом документе вы перечисляете все ваши штатные единицы. Расписание составляется до формирования штата. При помощи штатного расписания часто решают спорные вопросы, на пример, если ваш работник считает, что вы рассчитались с ним не в полной мере или позже, чем нужно.

График отпусков

Документ составляется сразу на весь календарный год и должен быть готов не позднее 5 января. Сотрудников нужно с ним ознакомить под подпись. Важно точно рассчитать, на какую продолжительность отпуска имеет право каждый сотрудник.

Положение о премировании и оплате труда

Это сугубо индивидуальные для каждого предприятия документы. Их составление целесообразно, если у вас в компании работает собственная система отплаты труда и премирования. Положения закрепляются приказом руководителя компании.

Табель учета рабочих дней

Заполняется помесячно. Если ваш работник трудится по гибкому графику, то вы просто учитываете суммарное число отработанного им времени за каждый месяц.

Должностная инструкция

В ней прописаны обязанности, которые вы возлагаете на работника. С помощью этого документа работников проще контролировать. А вам как работодателю с инструкцией будет проще отстоять свою позицию в споре.

Журнал учета личных дел и книга движения трудовых книжек

Эти документы по сути предназначены для отражения движения других документов. Так, при увольнении сотрудника, он должен расписываться о получении трудовой книжки в книге учета.

Чем грозит неведение кадровой документации

Если контролирующий орган найдет нарушении в вашем кадровом документообороте, то помимо их устранения, вам может грозить штраф по статье 9.19 Кодекса РБ об административных правонарушениях.

Если у вас не прописаны четко права и обязанности сотрудников, до возрастает риск возникновения недопонимания и жалоб. А недовольный работник вполне может отправиться за защитой своих интересов в суд.

Как видите, пакет обязательных документов достаточно обширный. И вести их надо не только «для галочки». Часто они помогают работодателем бороться с экстремизмом сотрудников. Поэтому мы советуем вести кадры. А сами вы будете это делать, поручите вашему сотруднику или обратитесь к специалистам на аутсорсе – решать вам.

Источник: http://www.konsalt.by/stati/upravlenie-personalom/kadrovye-dokumenty-o-kotoryh-nelzya-zabyvat.html

Кадровое делопроизводство – организация учета и правила оформления обязательных документов

Основные кадровые документы в организации

Общее определение говорит, что кадровое делопроизводство – это процесс оформления, ведения бумаг по персоналу. Эта тема актуальна как для индивидуальных предпринимателей, так для юридических лиц.

Оформление документов имеет строгие законодательные нормы, а описанные правила должны учитываться всеми руководителями, отделами кадров на предприятиях.

С помощью кадрового делопроизводства удастся оптимизировать процесс управления персоналом, наладить работу каждой бригады, упростить процедуру отчетности.

Основы кадрового делопроизводства включают весь процесс составления бумаг, их заполнение, отчетность по персоналу, который работает в компании. Каждый изданный имеет юридическую силу, включая те, что формируются на основании заявления сотрудника. Кадровым производством зачастую занимается отдел кадров, функциями которого является такая кадровая работа:

  • начисление заработной платы;
  • оформление отпусков, больничных;
  • оформление справок.

Задачи и цели этого отдела по персоналу:

Направление работыЗадачи сотрудников
Учет, регистрация, контрольВедение учета количества сотрудников, оформление на работу, увольнение
Регуляция работыОзнакомление с обязанностями, выбор рабочего места, помещения
Координация, обучениеПроведение курсов, обучения, повышение квалификации, переподготовка, проверка результатов деятельности
Работа с документамиСпециалисты этого отдела занимаются составлениями бумаг, книжек, графика работы ведут реестр, отчетность
ОрганизацияОрганизация деятельности согласно инструкциям

Нормативно-правовое регулирование

Работа по персоналу регулируется целым рядом нормативных законов, приказов и сводом правил регионального или государственного уровня. Неисполнение указанных в нормативной базе требований является нарушением. Основные нормативные акты для ведения кадрового производства:

  • государственное положение о трудовых книжках (2003 год);
  • правила делопроизводства и управления документооборотом от 2009 года;
  • федеральная инструкция по ведению бумаг относительно сотрудников;
  • общие требования, которые утверждаются приказом министерств.

На каждом предприятии используется ряд документации, который регулирует работу всего персонала. Перемещение документов и их составление производится по инструкциям, нормативной базе, прописанной выше. Законодательная база предприятия делится на пять ключевых категорий, регулируется внутренними распоряжениями предприятия:

  • устав предприятия;
  • распорядок труда;
  • нормы по защите личных данных;
  • охрана труда (регулируется федеральным архивным указом);
  • график работы персонала (и документы по штатной численности).

Кадровый документооборот в организации

Унифицированные системы учета бумаг в предприятиях разделены на три основные категории, среди которых – правила внутреннего распорядка, штатное расписание, положение об оплате труда.

Первая категория включает оборот бумаг по графику отпусков, заполнение документов про график работы. Второй пункт более глобальный и содержит положение о составлении договоров и бумаг учетной политики.

Положение об оплате труда регулирует все вопросы относительно выплат заработной платы, премий, больничных, отпускных и выходных пособий при увольнении.

Штатное расписание по форме Т-3

Штатное расписание по форме Т-3 – это единый вид бумаги, которая описывает всю структуру персонала на предприятии или компании. Графы содержат данные по ФИО, должности сотрудника, подразделении, где он числится.

По нормативным и законодательным нормам там прописывается должностной оклад специалиста. Любое изменение процесса оформления должно быть прописано бухгалтерией в этом штатном расписании по форме Т3. Инструкция по заполнению всегда содержит рекомендации по каждой графе.

Всего документ включает 5 информационных пунктов.

Рабочее расписание – это документ, который утверждает распорядок дня специалиста. Документооборотом регулируется расписание руководителя. В него входят пункты о необходимости проведения инспекции по действующему законодательству, про обед и перерывы, про составление отчетности.

В некоторых компаниях делопроизводитель требует оформлять отчет каждую неделю или месяц (документ обязательно подтверждается подписями сотрудника и деловода после проверки). План, график расписания формируются на будущий рабочий период. Проводится учет рабочего времени сотрудников.

Трудовое соглашение

Трудовое соглашение – это документ гражданско-правового типа, который составляется между будущим сотрудником и работодателем.

Типовые бланки для этого вида документа не предполагаются, а соглашение заполняется в свободной форме с указанием квалификации (должности) и периода работы. Там же прописывается необходимый результат.

По правовым нормам, этот вид документа очень похож на документ подряда, так как прописывает конечный результат работы, а не ее структуру. Для увольнения сотрудников нужно лишь доработать до окончания срока действия договора.

Восстановление сотрудников в должности, прием специалистов на работу выполняются по кадровым приказам. Этот вид документа прописывает назначения персонала на должность и другие перемещения специалистов по отделам.

В разработке инструкций и приказов принимают участие сотрудники отдела кадров и руководящий состав. Принимают локальные решения менеджеры/администраторы компании. Приказы имеют единую форму, она установлена нормативной базой.

По сроку хранения бумаги должны находиться в бухгалтерии или в отделе кадров до пяти и более лет (зависит от типа приказа).

Должностные инструкции

Должностные инструкции – это документ, который прописывает ответственность сторон (сотрудника и работодателя), а также содержит данные про инструкции и обязанности конкретного специалиста на занимаемой им должности.

Подтверждаются они печатью организации и подписью ответственного лица. Для оформления этого документа требуется три экземпляра. Один остается в отделе кадров, другой у самого исполнителя, а третий у менеджера или администратора конкретного отдела.

Цель этого приказа заключается в оптимизации процессов управления персоналом на предприятии.

Правильное ведение кадрового делопроизводства предполагает высокий уровень ответственности. Сотрудникам отдела кадров необходимо следить, чтобы даты подписания соответствовали действительным. Можно доверить ведение трудовых книг, других документов по персоналу аутсорсинговым компаниям. Обязанности сотрудников кадровой службы:

  • формировать график работы, учетную документацию, касающуюся отпусков;
  • оформлять документы для охраны труда (требуются для государственных органов);
  • готовить и выписывать приказы;
  • проводить расчет заработной платы и контролировать выплату премий.

Штатная служба по работе с кадрами

Штатная служба по работе с кадрами осуществляется, когда весь учет и все оформления проводятся только нанятыми штатными людьми из отдела кадров. Такой режим ведения бумаг актуален для предприятий и компаний с персоналом от 20-30 человек.

Государственные стандарты требуют строгого соблюдения формы всех приказов и других требований, иначе юридическое лицо может получить штраф.

В сфере услуг, где на одном юридическом лице числится до 30 человек, выгоднее пользоваться услугами аутсорсинговых компаний.

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе

Привлечение специалистов аутсорсинговой компании по кадровой работе сэкономит деньги и сократит общую численность штата. Независимые специалисты проводят весь объем необходимых трудов по составлению приказов, графиков.

Они же ведут специальный журнал и регламентируют порядок работы каждого специалиста в компании.

Кадровое делопроизводство на аутсорсинге знаменуется тем, что юридическое лицо не имеет собственного отдела кадров, а доверяет это задание отдельной команде за умеренную плату.

Кадровый учет с нуля пошагово

Для ведения учета документов отдела кадров необходима оргтехника и канцелярия. Важно наличие прочного сейфа. Распоряжением должен быть назначен руководитель системы документооборота. После этого формируются внутренние акты.

На каждого сотрудника в компании необходимо завести отдельную папку, где будет храниться его трудовая книжка. Кадровое делопроизводство требует сохранение этой документации в течение всего периода работы специалиста на должности.

В течение всей деятельности отдела вносятся сведения в книжки, составляются приказы.

Требования к сотрудникам по работе с персоналом

Кадровое делопроизводство – это относительно сложный процесс, который требует определенных теоретических, практических навыков. Нормативная база по этой должности содержит перечень условий, при которых специалист может занимать эту должность.

Учебные заведения не выделяют отдельного профиля, как кадровое делопроизводство. Для деятельности в отделе кадров подходят менеджеры, администраторы.

Так работодателями назначаются люди с юридическим образованием, по защите информации или по документоведению.

Права и обязанности кадровика

Первое обязательство таких должностных лиц заключается в знании законодательной базы, соблюдении установленных правил учета. Выше были указаны статьи, федеральные законы, которых следует придерживаться при ведении кадрового делопроизводства.

Кадровик имеет право получать информацию от сотрудников, просматривать личные папки, видеть книгу учета (заработную плату).

Полномочия специалистов этого профиля включают простановка подписей, работа с работодателями по улучшению эффективности персонала.

Ведение кадрового делопроизводства

Источник: https://sovets.net/15082-kadrovoe-deloproizvodstvo.html

Кадровое делопроизводство в организации|Основные кадровые документы в организации

Основные кадровые документы в организации

Вопросы организации кадрового делопроизводства в любой организации, являются основными при проверке организации надзорными органами.

Кадровое делопроизводство означает такую систему управления кадрами, при которой достигается слаженная работа с основными документами. Все документы связаны с работниками: их перемещением в компании, временем работы и заработной платой.

Кадры представляют особенную ценность для организации. Во многом именно от состава работников и зависит успех компании.

Очень важно, чтобы работодатель уделял должное внимание документации, иначе штрафы быстро сведут на нет успех, полученный трудом всей команды.

Чтобы быть уверенным в наличии всех необходимых бумаг, посмотрите перечень основных кадровых документов, который указан в низу этой страницы.

Кем осуществляется кадровое делопроизводство

Для этой деятельности необходимо много навыков.

Умение выбирать наиболее подходящих кандидатов на должность, осведомлённость в юридических вопросах, грамотность для корректного заполнения документов, ведение бухгалтерии. Чаще всего список навыков этим не ограничивается.

К сожалению, даже наличие всех этих умений не является гарантией того, что в кадровом делопроизводстве будет полный порядок. Важное место занимает опыт в этой сфере.

Чаще всего, деятельностью по ведению документов, связанными с кадрами, занимаются:

  • Отдел кадров;
  • Кадровый делопроизводитель;
  • Компания, которая может предложить аудит кадровых документов и аутсорсинг кадрового делопроизводства.

Аудит, или аудиторская деятельность, означает независимую проверку бухгалтерии и финансовой отчётности организации или ИП.

Аутсорсинг же ─ это передача организацией части процессов или функции под контроль другой организации, являющийся профессионалом в этой области.

Разработка кадровых документов также является сферой деятельности компаний, предоставляющих услуги аудита и аутсорсинга. Она включает консультацию и разработку всех необходимых бумаг.

Кому лучше доверить ведение кадровой деятельности

Кто сможет справиться с этой задачей лучше? Судите сами:

  1. отдела кадров будет стоить дороже всего. Вам придётся держать небольшой штат сотрудников, помогающих в этом вопросе, и регулярно выплачивать им зарплату. За продолжительный срок будет выходить внушительная сумма. Зато вы будете уверены, что всё будет сделано на нужном уровне.
  2. Кадровый делопроизводитель будет также нуждаться в зарплате, но выплаты будут меньше, чем отделу кадров. На одном человеке будет большая ответственность, поэтому риск ошибок как в заполнении документов, так и в их наличии, значительно повышается. Да и найти человека, который будет обладать всеми необходимыми навыками совсем непросто.
  3. Наиболее бюджетным вариантом будет обратиться к услугам компании. Вам помогут быстро справиться с поставленными задачами в то время, когда вам это будет особенно нужно и удобно. Вы можете быть уверены в том, что уровень услуг будет на высоте благодаря профессионализму, опыту и грамотному распределению обязанностей в команде.

Следовательно, лучшим вариантом будет обратиться к компании, знающей толк в кадровом делопроизводстве.

Мы с удовольствием поможем вам в этом вопросе!

Какой штраф за отсутствие кадровых документов можно получить

В п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ вынесены такие штрафы:

  • Для должностных лиц: от 1 до 5 тыс. руб.;
  • Для ИП: от 1 до 5 тыс. руб. или приостановление деятельности на 3 месяца;
  • Для юридических лиц: от 30 до 50 тыс. руб. или приостановление деятельности на 3 месяца.

Перечень основных кадровых документов в организации, которые должны быть в любом случае

Для того, что бы организовать кадровое делопроизводство в организации в соответствии с требованиями законодательства (ТК РФ), в организации как минимум должны быть следующие документы:

  1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

Разрабатываются на основе типовых,  далее утверждаются и вводятся в действие приказом руководителя  организации, с ПВТР нужно ознакомлять каждого работника под роспись.

Ознакомление может быть зарегистрировано  как в отдельном журнале , журнал может носить название «Журнал ознакомления с  внутренними локальными нормативными документами», либо оформляться в виде расписки об ознакомлении с  внутренними локальными нормативными документами (ВНД) организации.

В расписку следует внести весь перечень  ВНД, действующих в организации, ниже подпись и расшифровка работника, расписку следует хранить вместе с личным делом работника, желательно в отдельной папке на каждого работника, куда вносятся все кадровые документы касающиеся данного работника.

  1. Положение о защите персональных данных работника

Положение о защите персональных данных можно разработать на основе типового положения, главный момент при работе с положением,  это согласие работника на обработку (сбор, хранение, распростронение и использование) персональных данных для приема на работу.  Согласие необходимо оформлять на каждого работника (кандидата), согласие храниться в личной папке на каждого работника.

  1. Штатное расписание (и организационная структура)

Штатное расписание это унифицированная форма, утвержденная  постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 г .  Организационная структура  может быть  выполнена в свободной форме, в виде структурных обозначений.  Оба документа утверждаются и вводятся в действие отдельным приказом руководителя.

  1. Приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек (и журнал учета движений трудовых книжек и вкладышей)

Приказом определяется ответственный работник, как правило это работник отдела кадров, который заполняет, хранит трудовые книжки, при необходимости заводит новые.  Хранение трудовых книжек должно осуществляться ТОЛЬКО в сейфовом шкафе или сейфе.  Журнал учета движений трудовых книжек и вкладышей – типовая форма, прошивается, опломбируется, ставится печать организации.

  1. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек

В Приходно-расходной книге отражаются сведения о том, сколько бланков было закуплено организацией и сколько и кому выдано. Данный журнал должен быть в наличии в любом случае, даже если трудовые книжки в организации не выдавались.

  1. Журнал регистрации трудовых договоров

Трудовой договор является основополагающим документом при приеме на работу, соответственно требуется вести учет и регистрацию трудовых договоров в специальном журнале.

В случае если в организации заключаются договора гражданско-правового характера, то они регистрируются в другом журнале.

В трудовой договор рекомендуем вносить раздел «должностные обязанности», который будет заменять должностную инструкцию работника.

  1. Журнал регистрации приказов по личному составу (прием, увольнение, перевод)

 Приказы о приеме на работу издаются после подписания трудового договора, все приказы о приеме на работу, увольнение или перевод в обязательном порядке регистрируются в журнале. Журнал типовой формы, можно купить готовый или распечатать самим, как обычно должен быть прошит, пронумерован, опломбирован, а также пропечатан и подписан.

  1. Перечень документов от работника при приеме на работу
  •       Паспорт (копия);
  •       Венный билет (для всех мужчин ) (копия);
  •       СНИЛС (копия);
  •       ИНН (копия);
  •       Cвидетельство о рождении  детей (при наличии ребенка) (копия);
  •       Оригинал трудовой книжки;
  •       Копии документов об образовании.

   В этой статье мы рассмотрели основной кадровый документооборот в организации, дополнительно при проведении проверок также запрашивают обязательные журналы по охране труда – журнал вводного инструктажа, журнал регистрации несчасных случаев на производстве журнал проверок юридического лица, если во втором случае журнал может быть не заполнен, по причине отсутствия таких событий как несчасный случай, то журнал вводного инструктажа должен вестись в обязательном порядке, туда вносят всех поступающих на работу. Работники ставят подпись в соответсвующей графе, что является свидетельством о том, что работник ознакомился с действующими в организации правилами и условиями труда, инструктаж проводится до того как работник приступает к своим обязанностям.  Журнал проверок требуется непосредственно в момент проведения проверки.

 Итак, какие кадровые документы должны быть в организации, вам известно. Каким бы трудоёмким ни был процесс их подготовки, очень важно сделать это.

Наведя порядок в бумагах, вы не только сэкономите значительно средств и избежите головной боли, но и почувствуете, что порядок в кадровом делопроизводстве помогает вам меньше отвлекаться и больше внимания уделять более важным задачам.

Источник: http://xn--h1aaqfnw.xn--p1ai/kadrovye-deloproizvodstvo

Уголок юриста
Добавить комментарий